Comment établir un reporting efficace ?

Les reportings permettent de réaliser le suivi régulier de l’activité d’une entreprise, souvent dans le but de surveiller la dynamique à l’œuvre et l’atteinte d’objectifs annuels. Leur format est libre : un bon reporting dépend toujours du secteur et de la stratégie de chaque entreprise.

Diriger une entreprise ou être impliqué au sein de son management implique de suivre les métriques liées à son activité. C’est en disposant de données clés régulièrement mises à jour qu’il sera possible de prendre de bonnes décisions stratégiques. Il est donc courant d’établir chaque mois ou chaque trimestre un document interne permettant de suivre plusieurs indicateurs clés de performance (les fameux « KPI ») et de les comparer dans le temps (sur un mois, un trimestre, un an ou sur une plus longue période) pour en tirer des enseignements.

Bien choisir les indicateurs clés de performance (« KPI »)

Le reporting financier n’est pas normé : le ou les dirigeants peuvent décider de faire « remonter » dans ce document interne les indicateurs de leur choix. Chaque entreprise a en effet des besoins et des objectifs différents en fonction de son secteur d’activité et de sa stratégie.

La première étape pour établir un reporting financier efficace est donc d’identifier les indicateurs pertinents pour évaluer la croissance de l’entreprise et l’atteinte de ses objectifs propres. Les KPI les plus courants sont le chiffre d’affaires, la masse salariale, la rentabilité (marge brute/nette), ou encore le nombre de clients. Bien d’autres chiffres peuvent être suivis, comme le coût des matières premières (industrie), le prix du panier moyen (grande distribution), les encours sous gestion (finance), la fréquence des sinistres (assurance), etc. Le reporting peut également inclure des données informelles comme le top 5 des produits les plus vendus (ou des offres les plus souscrites) pour évaluer la stratégie commerciale, ou encore les statistiques des réseaux sociaux (stratégie digitale).

Concernant les données financières, il est utile de présenter tout d’abord les chiffres de manière globale (à l’échelle de l’ensemble de l’entreprise) puis de manière segmentée pour chaque branche d’activité lorsque l’entreprise est diversifiée sur plusieurs métiers ou dispose de plusieurs marques, ceci permettant d’identifier les différentes dynamiques internes.

Établir un travail de synthèse utile à l’ensemble des équipes

Le reporting constitue un outil d’aide à la décision pour envisager une évolution stratégique (arrêt d’activité en difficulté, développement d’un segment porteur...), mais il peut également servir à définir des objectifs et à suivre leur réalisation dans les reportings suivants. En ce sens, le reporting financier a intérêt à être partagé auprès de tous les managers d’équipes, qui peuvent ainsi disposer des mêmes chiffres que la direction pour prendre les bonnes décisions et motiver les collaborateurs dont ils sont responsables. Les managers peuvent eux-mêmes choisir d’établir des reportings à l’échelle de leur branche pour obtenir des données plus détaillées et optimiser leurs décisions.

Sur le plan technique, il est préférable que tout reporting puisse être partiellement ou totalement automatisé à partir de données simples à obtenir. La construction d’un reporting ne doit pas constituer un travail d’enquête chronophage, mais un simple travail de synthèse. Ceci peut nécessiter l’adoption de certains outils de la part des collaborateurs (tableurs pour les cas les plus simples, logiciels dédiés pour les cas plus complexes) pour être en mesure de générer par la suite des statistiques détaillées correspondant aux besoins du suivi interne.